Kuvitellaan tilanne: tiimin jäsenen toiminta alkaa kuormittaa muita. Esihenkilö huomaa asian ja tietää, että keskustelu pitäisi käydä. Silti päivä seuraa toistaan, eikä sopivaa hetkeä tunnu löytyvän. Ehkä hän odottaa, että ongelma ratkeaa itsestään. Ehkä hän pelkää, että puheeksiotto rikkoo suhteen työntekijään.
Tämä on tuttua lähes jokaiselle esihenkilölle. Vaikea keskustelu ei koskaan tunnu mukavalta – ja juuri siksi se jää usein käymättä.
Miksi vaikeita keskusteluja vältellään?
Syitä on monia:
- Pelko suhteen rikkoutumisesta. Entä jos työntekijä loukkaantuu?
- Epävarmuus omista taidoista. Miten sanoa asiat niin, ettei tilanne riistäydy käsistä?
- Toive ajan parantavasta voimasta. Ehkä tilanne rauhoittuu, jos odotan.
- Oma kuormitus. Arjen kiireessä vaikea keskustelu tuntuu raskaalta lisältä.
Nämä tunteet ovat inhimillisiä. Mutta vältellyn keskustelun hinta voi olla kova.
Mitä tapahtuu, kun keskustelua ei käydä?
Usein ongelma ei katoa, vaan kasvaa.
- Tiimi alkaa huomata tilanteen ja luottamus esihenkilöön heikkenee.
- Työilmapiiri kiristyy, kun asioita ei sanota ääneen.
- Pienestä haasteesta voi kasvaa iso kustannus – sairauspoissaoloina, vaihtuvuutena tai asiakastyytymättömyytenä.
Toisin sanoen: hiljaisuus maksaa enemmän kuin vaikea keskustelu.
Vaikea keskustelu voi olla käännekohta
Kun keskustelu käydään oikealla tavalla, se voi johtaa aivan päinvastaiseen lopputulokseen:
- Luottamus vahvistuu. Työntekijä kokee, että häntä kuunnellaan ja asioista puhutaan avoimesti.
- Odotukset selkiytyvät. Epävarmuuden sijaan syntyy selkeä kuva siitä, mitä odotetaan.
- Tiimi näkee johdonmukaisuuden. Esihenkilö johtaa aidosti eikä väistä vaikeuksia.
- Kulttuuri rakentuu avoimuudelle. Kun vaikeista asioista puhutaan, syntyy psykologista turvallisuutta.
Vaikea keskustelu ei siis ole merkki epäonnistumisesta – se on hetki, jossa johtajuus punnitaan.
Mitä esihenkilö tarvitsee onnistuakseen?
Hyvä uutinen on, että vaikeita keskusteluja voi oppia johtamaan paremmin.
- Selkeä rakenne: avaus – asian käsittely – ratkaisu – loppu.
- Rohkeus sanoa asiat ääneen: suoraan, mutta kunnioittavasti.
- Kyky kuunnella ja sietää tunteita: usein toinen osapuoli tarvitsee vain tulla kuulluksi.
- Harjoittelua: taito kehittyy vain tekemällä, ei pelkkiä ohjeita lukemalla.
Harjoittelua käytännössä
Olen nähnyt kerta toisensa jälkeen, miten esihenkilö saa varmuutta, kun hän pääsee harjoittelemaan näitä keskusteluja turvallisessa ympäristössä. Silloin rohkeus kasvaa ja työkalut siirtyvät arkeen.
Tästä syystä järjestän esihenkilöille ja HR-ammattilaisille käytännönläheisiä työpajoja, joissa vaikeat keskustelut otetaan haltuun harjoitusten kautta.
Jos haluat, että organisaatiossasi vaikeat keskustelut muuttuvat käännekohdiksi, ei kriiseiksi – ole yhteydessä.